Tous les cas d'usage
UC-36 · People Analytics & Stratégie

Workforce planning et planification des effectifs

L'agent génère des recommandations de planification pour les 6-18 prochains mois.

Impact · Alignement RH/business, anticipation des besoins.
HRISWorkdayClaude APIGoogle Sheets

En quoi ça consiste

Bienvenue dans ce guide pour automatiser votre Workforce Planning. Fini les prévisions au doigt mouillé sur Excel ! Nous allons construire un agent capable d'anticiper vos besoins en recrutement sur 6 à 18 mois en croisant vos données SIRH et vos objectifs stratégiques grâce à la puissance d'analyse de Gemini.

Prérequis

  • Un compte Google (pour Gemini et Google Sheets).
  • Un export CSV/Excel de votre SIRH (Workday, Lucca, Payfit...).
  • Un compte gratuit sur Make.com (pour l'automatisation).
  • Accès aux prévisions de croissance de votre entreprise.

Étapes pas-à-pas

  1. 1

    Étape 1 : Préparation des données sources

    Exportez vos données de votre SIRH (Workday ou autre) au format CSV ou Excel. Vous avez besoin de deux fichiers : l'état actuel des effectifs (headcount, compétences, départs prévus) et les objectifs de croissance/CA prévus par la direction. Importez ces fichiers directement dans Google Sheets.

    Prompt Gemini à coller
    Aucun prompt requis ici, préparez simplement vos données proprement avec des colonnes claires (Poste, Département, Date d'entrée, Compétence clé).
    Google Sheets Aide Workday Export
  2. 2

    Étape 2 : Connexion des données à Gemini

    Ouvrez Gemini sur votre navigateur. Cliquez sur l'icône '+' ou 'Importer' pour télécharger vos fichiers Google Sheets. Gemini est capable d'analyser nativement les données chiffrées pour repérer les tendances de turnover et les écarts de capacité (Gap Analysis).

    Prompt Gemini à coller
    Je vais te fournir deux fichiers : l'un sur mes effectifs actuels et l'autre sur nos objectifs business à 18 mois. Analyse les colonnes 'Département' et 'Compétences'. Identifie où nous allons manquer de personnel si la croissance continue à ce rythme. Ne fais pas encore de recommandations, confirme juste que tu comprends les données.
    Lancer Gemini (Interface 1.5 Pro)
  3. 3

    Étape 3 : Activation de l'intelligence stratégique

    Utilisez le 'Prompt Gemini Principal' fourni ci-dessous pour transformer l'IA en expert People Analytics. Copiez-le et collez-le dans la discussion où vous avez importé vos données. L'IA va alors croiser les besoins business avec la réalité RH (temps de recrutement moyen, taux de rotation).

    Prompt Gemini à coller
    (Utilisez le prompt principal situé en bas de ce guide)
    Gemini Advanced (recommandé)
  4. 4

    Étape 4 : Automatisation avec Make.com

    Pour que ce planning vive tout seul, utilisez Make.com. Créez un scénario qui : 1. Surveille votre Google Sheet. 2. Envoie les nouvelles données à l'API Gemini. 3. Renvoie la recommandation de recrutement dans un document Google Doc de synthèse.

    Prompt Gemini à coller
    Explique-moi comment formater mes données JSON pour que l'API Gemini reçoive correctement ma liste d'employés et me renvoie un plan de recrutement mois par mois.
    Site officiel Make.com Documentation API Gemini (Google AI Studio)

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es un expert en Strategic Workforce Planning (SWP) avec 15 ans d'expérience en People Analytics. 

TON RÔLE :
Analyser les données d'effectifs ({{headcount_actuel}}) et les objectifs business ({{objectifs_business}}) pour générer un plan de ressources sur 6, 12 et 18 mois.

TES MISSIONS :
1. Identifier les 'Gaps' : Quels départements seront sous-effectifs par rapport aux objectifs ?
2. Risque de départ : Estime le turnover naturel basé sur les données historiques fournies.
3. Plan de recrutement : Propose un calendrier précis (Mois/Poste/Priorité).
4. Recommandations RH : Propose des solutions alternatives (formation interne, promotion, outsourcing) avant de recruter en externe.

FORMAT DE SORTIE :
- Un tableau récapitulatif des besoins par trimestre.
- Une analyse des 3 risques majeurs pour la croissance.
- Une liste d'actions immédiates pour le mois prochain.

CONTRAINTES :
- Utilise un ton professionnel et stratégique.
- Prends en compte un délai moyen de recrutement de 3 mois.
- Base-toi exclusivement sur les données du fichier {{donnees_sirh}}.

Résultat attendu

Vous obtiendrez un rapport stratégique complet et un tableau de bord prévisionnel indiquant exactement qui recruter, quand, et dans quel département pour soutenir la croissance de l'entreprise sans jamais être pris de court.

Pièges à éviter

  • Données sales : Si vos titres de postes ne sont pas uniformisés dans le SIRH, l'IA fera des erreurs.
  • Oublier le 'Time-to-Hire' : L'IA doit connaître vos délais de recrutement réels pour planifier correctement.
  • Biais historique : L'IA se base sur le passé ; prévenez-la si une restructuration majeure est prévue.

Pour aller plus loin

  • Simuler des scénarios 'What-if' (ex: 'Et si on doublait l'équipe commerciale ?')
  • Ajouter une brique de 'Skills Gap Analysis' plus fine par individu.
  • Connecter l'outil à un tableau de bord Looker Studio pour visualiser les effectifs futurs.