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Automatisation du processus d'offboarding

L'agent déclenche toutes les tâches d'offboarding : révocation d'accès, matériel, exit interview, knowledge transfer.

Impact · Offboarding sécurisé, aucun accès oublié.
HRISRipplingn8nMakeGmail

En quoi ça consiste

L'Offboarding est souvent une source de stress et d'oublis critiques (accès non révoqués, matériel perdu). Ce guide va vous permettre de créer un 'Offboarding Orchestrator' : un agent dopé à l'IA Gemini qui, dès qu'une démission est saisie dans votre SIRH, gère les accès, prévient l'IT et organise les entretiens de sortie à votre place.

Prérequis

  • Accès administrateur à votre SIRH (Rippling, Lucca, PayFit, etc.)
  • Un compte Make.com (ou n8n) pour lier les outils.
  • Une clé API Google Gemini (gratuite via AI Studio).
  • Un compte Google Workspace (Gmail).

Étapes pas-à-pas

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    Étape 1 : Connectez votre SIRH à l'automatisation

    Créez un compte sur Make.com pour servir de 'pont' entre votre SIRH (comme Rippling) et Gemini. Dans Make, créez un nouveau 'Scenario'. Ajoutez un module déclencheur (Webhook ou module Rippling) qui s'active lorsqu'un employé est marqué comme 'En départ' dans votre logiciel RH.

    Prompt Gemini à coller
    Je n'ai pas besoin d'IA pour cette étape technique de connexion.
    Créer un compte Make (gratuit) Documentation Rippling sur Make
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    Étape 2 : Configurer l'intelligence de l'agent (Gemini)

    Ajoutez un module 'Google Gemini' dans votre scénario Make. Choisissez l'action 'Generate content'. C'est ici que l'IA va analyser les données de l'employé (rôle, département, outils utilisés) pour dresser la liste précise des accès à révoquer et du matériel à récupérer.

    Prompt Gemini à coller
    Analyse les données suivantes de l'employé : {{Nom}}, {{Poste}}, {{Département}}. Liste : 1) Les 5 logiciels clés dont il faut couper l'accès. 2) Le matériel (PC, badge, tel) à récupérer. 3) Le nom de son manager pour le transfert de connaissances. Réponds sous forme d'une liste structurée exploitable par un humain.
    Accéder à Google Gemini (IA) Google AI Studio pour obtenir une clé API gratuite
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    Étape 3 : Automatiser les notifications et emails de sortie

    Ajoutez un module Gmail à la suite du module Gemini. Configurez l'envoi automatique d'un email au Service IT avec la liste des accès à couper, et un email au Manager pour organiser l'Exit Interview. Utilisez les informations générées par Gemini à l'étape précédente pour remplir le corps du mail.

    Prompt Gemini à coller
    Rédige un modèle d'email professionnel et bienveillant pour un manager dont l'employé {{Nom}} part le {{Date}}. Demande-lui d'organiser une réunion de transfert de connaissances et joins-lui un guide de 3 questions clés pour l'exit interview.
    Aide Gmail sur Make
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    Étape 4 : Test en conditions réelles et ajustements

    Activez le scénario. Testez-le avec un profil fictif dans votre SIRH. Vérifiez dans votre boîte mail si les instructions de Gemini sont pertinentes et si les accès listés correspondent bien au profil du test.

    Prompt Gemini à coller
    Vérifie si la liste de départ suivante est complète pour un profil 'Sales Senior' : [Insérer ici le résultat du test]. Manque-t-il des accès critiques comme le CRM ? Reprends la liste si nécessaire.
    Guide de test Make

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'agent 'Offboarding Orchestrator', un expert en opérations RH et cybersécurité. Ta mission est de coordonner le départ de l'employé {{nom_employe}}. 

Voici les données d'entrée :
- Poste : {{poste}}
- Département : {{departement}}
- Date de sortie : {{date_depart}}
- Logiciels utilisés couramment dans cette équipe : {{liste_logiciels_equipe}}

Tâches à accomplir :
1. Génère une liste de révocation d'accès logicielle (priorité haute).
2. Rédige un message pour le département IT concernant la récupération du matériel (PC, smartphone).
3. Propose un ordre du jour de 15 minutes pour le 'Knowledge Transfer' spécifique au poste de {{poste}}.
4. Rédige un email d'invitation à l'entretien de départ (Exit Interview) adressé à l'employé, avec un ton neutre et constructif.

Formatte ta réponse en sections claires pour que chaque responsable (IT, Manager, RH) puisse agir immédiatement. Utilise un ton professionnel et rigoureux.

Résultat attendu

Un processus d'offboarding fluide où, en un clic dans votre SIRH, l'IT reçoit sa 'To-Do list', le manager reçoit son guide d'entretien, et l'employé reçoit son planning de sortie, sans aucune saisie manuelle de votre part.

Pièges à éviter

  • Oublier de demander une clé API sécurisée dans Google AI Studio.
  • Ne pas tester le scénario avec un compte de test avant de l'activer sur de vrais employés.
  • Paramétrer un envoi d'email direct sans passer par une phase de brouillon au début pour vérifier la qualité.

Pour aller plus loin

  • Connecter l'agent à Slack pour alerter l'équipe en temps réel sur un canal dédié.
  • Ajouter une étape Gemini pour analyser le sentiment des notes d'Exit Interview une fois saisies.