HR helpdesk IA pour les employés — People AI Navigator

En quoi ça consiste

Imaginez un assistant RH disponible 24h/24, capable de répondre instantanément aux questions récurrentes sur la mutuelle, les congés ou les tickets resto, tout en sachant passer la main à l'équipe RH pour les cas sensibles. Ce guide vous montre comment bâtir cet agent 'HR Helpdesk' en utilisant la puissance de Google Gemini et l'automatisation Make.com, sans écrire une seule ligne de code.

Prérequis

Un compte Make.com (plan gratuit possible).
Un compte Google (pour accéder à AI Studio).
Accès administrateur à votre Slack ou Microsoft Teams.
Vos documents RH (PDF, Docx) à jour.

Étapes pas-à-pas

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Étape 1 : Brancher le canal d'entrée (Slack/Teams)
Connectez votre canal de communication (Slack ou Teams) à Make.com. Créez un 'Webhook' qui écoutera chaque nouveau message posté dans un canal spécifique ou envoyé en DM à un compte dédié. Si vous utilisez Slack, installez l'application Make sur votre espace de travail.
Prompt Gemini à coller
```
N/A (Configuration logicielle)
```
Console Make.com Aide Make : Connexion Slack

Étape 2 : Connecter le cerveau (Gemini)

C'est l'étape cruciale. Ajoutez un module 'Google Gemini' dans Make. Connectez votre clé API Google AI Studio. Demandez à Gemini d'analyser le message de l'employé pour déterminer s'il peut y répondre (questions sur les congés, mutuelle, etc.) ou s'il doit passer la main à un humain.

Prompt Gemini à coller

Tu es l'agent HR Helpdesk de l'entreprise. Voici le message de l'employé : '{{message_employé}}'. Analyse si la réponse se trouve dans notre politique RH (Base de connaissance). Si oui, réponds avec empathie. Si la question est complexe ou personnelle (ex: conflit, harcèlement), réponds que tu transmets le dossier à un expert RH immédiatement. Structure ta réponse en JSON : {'reponse': '...', 'statut': 'resolu/escalade'}.

Obtenir une clé API Gemini (Gratuit) Documentation Gemini API

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Étape 3 : Router la demande (Intelligence Decision)
Ajoutez un module 'Router' dans Make. Si Gemini a marqué le statut comme 'resolu', envoyez la réponse directement à l'employé sur Slack. Si le statut est 'escalade', envoyez une notification urgente dans le canal privé de l'équipe RH avec le lien vers le profil de l'employé.
Prompt Gemini à coller
```
N/A (Logique de flux)
```
Tuto Make : Utiliser les Routers
4
Étape 4 : Charger votre base de connaissance RH
Pour que Gemini soit précis, vous devez lui fournir vos documents RH. Dans Make, vous pouvez ajouter une étape de recherche dans un Google Drive ou un Notion avant l'étape Gemini. L'IA lira alors le document PDF de la mutuelle ou le règlement intérieur pour répondre précisément.
Prompt Gemini à coller
```
Voici un extrait de notre règlement intérieur : {{texte_reglement}}. En te basant uniquement sur ce texte, réponds à la question de l'employé : {{question}}. Si l'info n'est pas là, dis que tu ne sais pas.
```
Google Gemini sur le Web (pour tester vos docs) Lien Make : Google Drive

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'assistant HR Helpdesk intelligent de l'entreprise {{nom_entreprise}}. 

MISSION :
Ton rôle est d'aider les employés en répondant à leurs questions administratives et opérationnelles avec bienveillance et précision.

CONSIGNES DE RÉPONSE :
1. Utilise les informations fournies dans la base de connaissance : {{base_connaissance}}.
2. Si la réponse est dedans : réponds de manière concise et chaleureuse.
3. Si la réponse n'est PAS dedans ou si le sujet est sensible (santé, discipline, salaire personnel, démission) : réponds que tu ne peux pas traiter cette demande et que tu alertes immédiatement un gestionnaire RH.
4. Signe toujours 'Ton Assistant RH IA'.

MESSAGE DE L'EMPLOYÉ : 
'{{message_employe}}'

FORMAT DE SORTIE ATTENDU :
Donne uniquement la réponse finale destinée à l'employé.

Résultat attendu

Un agent opérationnel sur Slack/Teams qui filtre les questions simples, répond instantanément en s'appuyant sur vos docs officiels, et crée des alertes automatiques pour l'équipe RH uniquement quand c'est nécessaire.

Pièges à éviter

Oublier de préciser à Gemini de ne jamais inventer de règles RH (Hallucination).
Ne pas tester l'agent avec des questions 'pièges' ou sensibles avant le lancement.
Omettre d'informer les employés qu'ils discutent avec une IA (transparence RGPD).

Pour aller plus loin

Connecter l'IA à votre SIRH (Lucca, Payfit, BambooHR) via API pour donner le solde de congés en temps réel.
Ajouter une analyse de sentiment pour alerter les RH si un employé semble très frustré ou stressé.