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UC-29 · HR Ops & Admin

Génération automatique de documents RH

L'agent génère tout document RH à la demande : contrat, avenant, attestation, courrier.

Impact · Zéro erreur, rapidité, conformité.
ClaudeChatGPTHRISMakeGoogle Docs

En quoi ça consiste

Marre de passer 30 minutes à copier-coller des données sur un Word pour chaque avenant ? Nous allons créer un agent capable de rédiger vos documents RH en 10 secondes. En utilisant l'intelligence de Gemini couplée à l'automatisation de Make, vous n'aurez plus qu'à remplir un formulaire simplifié pour que votre contrat ou attestation soit généré, formaté et prêt à être signé.

Prérequis

  • Un compte Google (Drive et Docs).
  • Un compte sur Make.com (gratuit jusqu'à 1000 opérations/mois).
  • Accès à Google Gemini (via navigateur ou clé API sur Google AI Studio).

Étapes pas-à-pas

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    Préparer vos matrices Google Docs

    Créez un dossier 'Modèles RH' sur votre Google Drive. Créez ensuite un Google Doc pour chaque modèle (Contrat, Avenant, Attestation). Dans ces modèles, remplacez les informations variables par des balises entre accolades, par exemple : {{NOM}}, {{POSTE}}, {{DATE_ENTREE}}.

    Prompt Gemini à coller
    Dresse-moi une liste des 5 variables indispensables à inclure dans un modèle d'avenant de passage au télétravail pour ne rien oublier.
    Google Drive Tuto Modèles Google Docs
  2. 2

    Connecter Gemini à votre flux de travail (Make)

    Ouvrez Make (anciennement Integromat). Créez un nouveau 'Scenario'. Ajoutez un module 'Google Forms' ou 'Airtable' qui servira de déclencheur pour saisir les données du salarié. Ajoutez ensuite le module 'Google Gemini'. Connectez votre compte Google et choisissez le modèle 'gemini-1.5-flash' (plus rapide pour l'admin).

    Prompt Gemini à coller
    L'utilisateur vient de soumettre ces données : [Copier-coller ici]. Peux-tu reformater ces informations pour qu'elles correspondent exactement aux balises {{NOM}}, {{POSTE}}, {{SALAIRE}} de mon document ? Réponds uniquement en format JSON.
    Plateforme Make (ex-Integromat) Documentation API Gemini via Make
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    Paramétrer l'intelligence de l'agent

    Utilisez le 'Prompt Principal' fourni ci-dessous dans la configuration du module Gemini sur Make. L'IA va analyser les données saisies par le RH, vérifier la cohérence juridique de base, et préparer le texte final qui viendra remplir votre document.

    Prompt Gemini à coller
    Rédige une clause de non-concurrence standard pour un cadre dans le secteur du logiciel, en respectant le droit du travail français (contrepartie financière, durée, zone géographique).
    Gemini Web pour tester vos prompts
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    Génération et envoi du document final

    Ajoutez un module 'Google Docs : Create a Document from a Template'. Sélectionnez votre modèle. Liez les champs du document aux résultats générés par Gemini à l'étape précédente. Terminez par un module 'Gmail' pour vous envoyer le brouillon du document pour validation finale.

    Prompt Gemini à coller
    Agis comme un expert RH. Relis ce texte généré pour un contrat : [Texte]. Y a-t-il des oublis majeurs concernant les mentions obligatoires en France ?
    Aide Google Docs sur Make

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es "HR DocGen AI", un assistant expert en administration du personnel et droit du travail français. Ton rôle est de préparer les données pour la génération de documents RH.

CONSIGNE :
1. Analyse les données du salarié fournies : {{DONNEES_SALARIE}}.
2. Identifie le type de document demandé : {{TYPE_DOCUMENT}} (Contrat, Avenant, Attestation).
3. Assure-toi que les formulations sont professionnelles, neutres et conformes aux conventions collectives standard.
4. Pour chaque variable du modèle {{LISTE_VARIABLES}}, génère le contenu exact à insérer.
5. Si une information est manquante pour la conformité (ex: durée du préavis), propose une mention standard par défaut en le signalant.

SORTIE :
Réponds uniquement sous forme de liste structurée "Clé : Valeur" pour que l'outil d'automatisation puisse les mapper.
Exemple :
NOM_SALARIE : Jean Dupont
DATE_EVENEMENT : 12 Octobre 2023
PROPRIETE_AVENANT : Passage au statut cadre.

TON : Administratif, précis, sans fioritures.

Résultat attendu

Une fois le formulaire validé, un nouveau Google Doc est créé dans votre dossier "Sortie", parfaitement mis en forme, avec toutes les clauses remplies sans aucune faute de frappe, et un email de notification vous est envoyé avec le lien du document.

Pièges à éviter

  • Oublier les variables entre {{ }} : Gemini ne saura pas où placer les informations dans votre document.
  • Ne pas tester avec des cas complexes : Testez toujours un cas avec un temps partiel ou une rémunération variable.
  • Confidentialité : Ne mettez jamais le numéro de sécurité sociale ou les coordonnées bancaires directement dans le prompt public de Gemini. Utilisez les IDs internes.

Pour aller plus loin

  • Intégrer une signature électronique automatique avec l'application 'Eversign' ou 'DocuSign' dans Make.
  • Ajouter une étape de traduction automatique par Gemini pour les contrats de salariés étrangers.