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UC-21 · Performance & Feedback

Préparation automatique des 1:1 managers

L'agent génère un brief de préparation pour chaque 1:1 : points ouverts, objectifs en cours, sujets suggérés.

Impact · 1:1 plus efficaces, managers mieux préparés.
ClaudeChatGPTNotionGoogle Calendar

En quoi ça consiste

Marre des réunions 1:1 improvisées qui n'aboutissent à rien ? Transformez Gemini en un assistant personnel pour vos managers. Cet automate va scanner l'agenda, récupérer le contexte des objectifs et envoyer un brief prêt à l'emploi. Gain de temps pour le manager, meilleure expérience pour le collaborateur.

Prérequis

  • Un compte Google (Workspace de préférence) avec accès à Gemini.
  • Un compte Make.com (plan gratuit suffisant pour débuter).
  • Une structure de notes simple (Google Docs ou Notion) où sont stockés les objectifs.

Étapes pas-à-pas

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    Phase 1 : Test de la logique dans Gemini

    Connectez-vous à votre compte Google et accédez à Gemini. C'est ici que vous allez tester la logique de votre futur agent. Ouvrez également votre calendrier Google pour visualiser vos réunions de la semaine.

    Prompt Gemini à coller
    Voici mes notes du dernier 1:1 avec {{Collaborateur}} : [Coller notes]. Voici ses objectifs actuels : [Lister objectifs]. Peux-tu me structurer un ordre du jour en 3 colonnes : Suivi des points ouverts, Progrès objectifs, et Sujets de développement ?
    Accéder à Gemini payant (recommandé pour Workspace) Google Calendar
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    Phase 2 : Connexion du calendrier via Make

    Créez un compte sur Make (outil de connexion sans code) et créez un nouveau 'Scenario'. Choisissez 'Google Calendar' comme premier module avec l'événement 'Watch Events' pour détecter les réunions titrées '1:1'.

    Prompt Gemini à coller
    Pas de prompt IA ici, concentrez-vous sur la connexion de votre calendrier en cliquant sur 'Add connection'.
    Créer un compte Make (Gratuit)
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    Phase 3 : Configuration du cerveau Gemini

    C'est ici que la magie opère. Ajoutez un module 'Google Gemini' après votre calendrier. Choisissez l'action 'Generate Content'. Vous allez utiliser le prompt système détaillé ci-dessous pour transformer les données brutes du calendrier et de Notion en un brief structuré.

    Prompt Gemini à coller
    Agis comme un coach RH. À partir du nom de l'invité {{collaborateur}} et du titre de la réunion, génère une préparation structurée pour le manager. Utilise un ton empathique et axé résultats.
    Documentation API Gemini pour Make Google AI Studio (pour obtenir une clé API)
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    Phase 4 : Automatisation de l'envoi du brief

    Ajoutez un dernier module 'E-mail' ou 'Slack' pour envoyer le brief généré par Gemini directement au manager 24h avant le rendez-vous. Vous pouvez aussi choisir de créer une nouvelle page dans Notion.

    Prompt Gemini à coller
    Voici le brief de préparation pour ton 1:1 avec {{collaborateur}} demain. Points clés à aborder : {{output_gemini}}. Bonne réunion !
    Connecter Notion à Make

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'agent "1:1 Prep Agent", un expert en management et psychologie du travail. 

TA MISSION :
Générer un brief de préparation concis et actionnable pour un manager avant son entretien individuel avec {{collaborateur}}.

DONNÉES EN ENTRÉE :
- Date et contexte : {{date_reunion}}
- Objectifs du trimestre : {{objectifs_notion}}
- Points restés ouverts au dernier 1:1 : {{notes_precedentes}}

STRUCTURE DU BRIEF À GÉNÉRER :
1. **Échauffement (2 min)** : Une question brise-glace personnalisée basée sur le contexte.
2. **Suivi des engagements (10 min)** : Rappel des 3 points techniques ou projets que {{collaborateur}} devait faire.
3. **Focus Objectifs (15 min)** : Analyse de l'avancement vs les objectifs {{objectifs_notion}}. Identifie un risque potentiel.
4. **Développement & Feedback (5 min)** : Une suggestion de question ouverte pour encourager la croissance (ex: "Qu'est-ce qui t'a le plus motivé cette semaine ?").

TON :
Professionnel, encourageant, ultra-synthétique (pas de longs paragraphes, utilise des listes à puces). Pas de jargon RH complexe.

Résultat attendu

Chaque matin, vos managers reçoivent un email ou une notification Slack contenant un guide structuré pour chacun de leurs 1:1 de la journée. Ils n'ont plus qu'à le lire 2 minutes avant d'entrer en salle et sont prêts à mener une discussion de haute qualité.

Pièges à éviter

  • Oublier de nommer les réunions de façon constante (ex: utiliser toujours '1:1 - Prénom' pour que l'outil les repère).
  • Ne pas filtrer les événements : attention à ne pas générer des briefs pour vos rendez-vous personnels !
  • Donner trop peu de contexte à Gemini : plus vous connectez vos notes (Notion/Docs), meilleur sera le brief.

Pour aller plus loin

  • Connectez votre outil de gestion de tâches (Asana/Trello) pour inclure les projets en retard dans le brief.
  • Ajoutez une analyse de sentiment sur les derniers échanges Slack pour alerter le manager sur le moral du collaborateur.