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UC-19 · Performance & Feedback

Système de feedback continu automatisé

L'agent déclenche des demandes de feedback 360° selon les événements, collecte, analyse et restitue.

Impact · Culture du feedback, développement continu, données riches.
Lattice15FiveMakeClaude

En quoi ça consiste

Marre d'attendre l'entretien annuel pour savoir ce que pensent les équipes ? Voici comment transformer votre processus de performance en un système 'toujours actif'. Nous allons construire un agent capable de déclencher des demandes de feedback 360° personnalisées selon des événements clés (fin de projet, montée en compétences), d'analyser les réponses et de vous livrer une synthèse prête à l'emploi. Tout cela grâce à la puissance de Google Gemini couplée à l'automatisation sans code.

Prérequis

  • Un compte Google (Sheets + Drive + Gmail).
  • Un compte sur Make.com (version gratuite suffisante pour démarrer).
  • Une clé API Google AI Studio (gratuite).
  • Un outil de formulaire simple (Google Forms ou Typeform).

Étapes pas-à-pas

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    Étape 1 : Créer la base de données de suivi sur Google Sheets

    Allez sur Google Sheets et créez un tableau simple avec les colonnes : "Prénom", "Nom", "Email", "Événement déclencheur" (ex: Fin de projet, Fin de période d'essai), "Email Manager", "Statut". C'est ici que vous piloterez vos demandes de feedback. Enregistrez ce fichier dans votre Google Drive.

    Prompt Gemini à coller
    Génère uniquement les en-têtes d'un tableau Excel pour le suivi de feedback 360 avec les colonnes nécessaires pour l'automatisation.
    Google Sheets
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    Étape 2 : Connecter les outils via Make.com

    Connectez-vous à Make.com. Créez un nouveau 'Scenario'. Ajoutez un module 'Google Sheets' (Watch Rows) pour détecter une nouvelle ligne, puis un module 'Gemini'. Reliez Gemini à une étape d'envoi d'email (Gmail ou Outlook). Chaque fois que vous ajoutez un collaborateur dans votre tableau, Make dira à Gemini de préparer le questionnaire personnalisé.

    Prompt Gemini à coller
    Explique-moi pas à pas comment connecter l'API de Gemini à Make sans savoir coder.
    Make.com (Outil de connexion) Google Gemini API (via AI Studio)
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    Étape 3 : Configurer l'intelligence de l'agent

    Copiez le prompt principal fourni ci-dessous dans la configuration du module Gemini sur Make. Cela permettra à l'IA de ne pas simplement envoyer un formulaire générique, mais de créer une demande de feedback contextuelle basée sur l'événement (ex: projet spécifique terminé). Vous pouvez aussi demander à Gemini d'analyser les réponses reçues par formulaire (Typeform ou Google Forms) pour en faire un résumé constructif.

    Prompt Gemini à coller
    Rédige un email de demande de feedback 360 bienveillant et professionnel pour un employé venant de terminer un projet clé.
    Interface Google Gemini
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    Étape 4 : Automatiser l'analyse et le compte-rendu

    Une fois les feedbacks reçus, reliez votre formulaire à un second module Gemini. L'IA va lire les avis collectés et rédiger un "Rapport de synthèse de développement" en soulignant 3 forces et 2 axes d'amélioration. Ce rapport est envoyé automatiquement au RH ou au manager pour préparer l'entretien.

    Prompt Gemini à coller
    Synthétise les feedbacks suivants en un rapport structuré pour un manager : [Coller les réponses ici]
    Aide Google Forms

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es le 'Continuous Feedback Loop Agent', un expert RH spécialisé dans la performance et le développement continu. Ton rôle est double : 

1. GÉNÉRATION DE DEMANDE : À partir de l'événement {{evenement}} concernant le collaborateur {{prenom_nom}}, rédige un email d'invitation au feedback 360 destiné à ses pairs. Le ton doit être encourageant, professionnel et souligner l'importance du développement continu. Mentionne spécifiquement que le feedback porte sur {{contexte_projet}}.

2. ANALYSE ET SYNTHÈSE : À partir des réponses collectées suivantes : {{reponses_collectees}}, rédige un rapport de synthèse ultra-clair pour le manager {{nom_manager}}. 
Structure ton rapport ainsi :
- Points forts (Top 3 compétences démontrées)
- Opportunités de croissance (2 axes d'amélioration concrets)
- Plan d'action suggéré (3 micro-actions de coaching)

RÈGLES D'OR :
- Pas de jargon RH complexe.
- Neutralité absolue : élimine les biais subjectifs dans la synthèse.
- Utilise le 'tu' pour le collaborateur et le 'vous' pour le manager.
- Langue : Français.

Résultat attendu

Un flux automatisé où chaque fin de projet déclenche un envoi d'emails, collecte les avis, et dépose sur votre bureau un rapport de synthèse PDF analysé par Gemini, sans que vous n'ayez à relancer personne.

Pièges à éviter

  • Envoyer trop de demandes : limitez l'automatisation à des événements majeurs pour éviter la 'feedback fatigue'.
  • Oublier l'anonymat : assurez-vous de préciser dans le mail généré par Gemini si les réponses sont anonymes ou non.
  • Laisser l'IA agir seule : demandez toujours à ce que la synthèse finale arrive dans vos brouillons ou dans un document de validation avant d'être partagée au salarié.

Pour aller plus loin

  • Intégration Slack : Recevez une notification instantanée quand un feedback critique est reçu.
  • Dashboard PowerBI/Looker Studio : Visualisez l'évolution du sentiment global de l'entreprise.
  • Lien Lattice/15Five : Si vous utilisez déjà ces outils, utilisez Make pour y injecter les données analysées par Gemini.