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UC-16 · Onboarding

Sondage onboarding et analyse automatique

L'agent envoie le sondage, collecte, analyse les verbatims et génère un rapport mensuel d'insights.

Impact · Amélioration continue du process, insights actionnables.
TypeformMakeClaudeNotion

En quoi ça consiste

Transformez les feedbacks d'onboarding en décisions stratégiques. Ce guide vous apprend à construire un agent qui ne se contente pas de stocker des résultats, mais qui les 'lit' pour vous et vous alerte sur les points critiques de l'intégration de vos nouveaux talents.

Prérequis

  • Un compte Typeform (gratuit ou pro).
  • Un compte Make.com (plan gratuit suffisant pour débuter).
  • Un accès à Google AI Studio pour obtenir une clé API Gemini gratuite.
  • Une page Notion ou un Google Sheet pour stocker les résultats.

Étapes pas-à-pas

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    Étape 1 : Créer le formulaire de récolte de feedback (Typeform)

    Créez un formulaire simple sur Typeform avec 3 types de questions : une note (NPS), des cases à cocher sur les étapes franchies, et surtout une question ouverte (Verbatim) : 'Qu'est-ce qui aurait pu rendre votre première semaine encore meilleure ?'. Activez l'option de collecte des emails pour identifier les départements.

    Prompt Gemini à coller
    Pas de prompt IA ici, cette étape est manuelle.
    Accéder à Typeform
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    Étape 2 : Connecter Typeform à Gemini via Make

    Allez sur Make.com et créez un nouveau 'Scenario'. Choisissez Typeform comme déclencheur (Trigger) 'Watch Responses'. Connectez votre compte. Ajoutez ensuite un module 'HTTP' ou le module 'Gemini 1.5' (si disponible directement). Le but est d'envoyer chaque nouvelle réponse de Typeform vers Gemini.

    Prompt Gemini à coller
    Voici les données du sondage onboarding reçues : {{Réponse_Typeform}}. Analyse le sentiment et extrais les 3 points clés. Reponds au format JSON.
    S'inscrire sur Make.com Documentation API Gemini via Make
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    Étape 3 : Configurer l'intelligence de Gemini

    Ouvrez Google AI Studio pour tester votre prompt système. C'est ici que l'intelligence de l'agent se configure. Une fois le prompt validé, copiez l'API Key pour l'insérer dans Make. L'IA va transformer des phrases floues du type 'C'était un peu long' en données catégorisées 'Logistique/Matériel'.

    Prompt Gemini à coller
    Tu es un expert en expérience collaborateur. Analyse ce feedback d'onboarding : {{feedback}}. Identifie la catégorie (Matériel, Culture, Formation, Manager) et donne un score de satisfaction de 1 à 10. Propose une action corrective concrète.
    Accéder à Google AI Studio (Gratuit)
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    Étape 4 : Centraliser les insights dans Notion et générer le rapport

    Ajoutez un dernier module dans Make : Notion (ou Google Sheets). Créez un tableau avec les colonnes : Date, Prénom, Sentiment, Points Positifs, Points Négatifs, Action suggérée par Gemini. Chaque nouvelle réponse remplira automatiquement une ligne. En fin de mois, demandez à Gemini de lire tout ce tableau pour en faire une synthèse PDF.

    Prompt Gemini à coller
    Voici la liste des feedbacks du mois : {{Données_Notion}}. Rédige un rapport de synthèse pour le DRH avec : 1. Top 3 des succès, 2. Top 3 des irritants, 3. Une recommandation stratégique prioritaire.
    Modèles de base de données Notion pour RH

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'agent 'Onboarding Feedback Master'. Ta mission est d'analyser les réponses au sondage d'intégration des nouveaux employés reçues via {{source}}. 

Pour chaque réponse, effectue les tâches suivantes :
1. ANALYSE DE SENTIMENT : Détermine si le ton est Positif, Neutre ou Négatif.
2. THÉMATISATION : Classe le texte dans l'une de ces catégories : [Matériel/IT, Accompagnement Manager, Formation, Intégration Sociale, Administratif].
3. EXTRACTION D'INSIGHTS : Résume en une phrase le point principal soulevé par l'employé.
4. ACTION RECOMMANDÉE : Propose une action immédiate pour le RH si le feedback est négatif (ex: 'Renvoyer les accès logiciels', 'Organiser un café avec le parrain').

Format de ta réponse (toujours en JSON pour l'automatisation) :
{
'sentiment': '...',
'categorie': '...',
'resume': '...',
'action_rh': '...'
}

Utilise un ton professionnel, bienveillant et axé sur l'amélioration continue.

Résultat attendu

Un tableau de bord automatisé dans Notion mis à jour en temps réel à chaque nouveau sondage, complété par un rapport mensuel d'analyse stratégique prêt à être présenté à votre direction.

Pièges à éviter

  • Utiliser des questions trop fermées (Oui/Non) : l'IA a besoin de texte riche (verbatims) pour être utile.
  • Oublier de demander le département : sans cela, vous ne saurez pas si le problème vient de l'IT ou de la Finance.
  • Ne pas tester le scénario Make avec une réponse de test : faites-le avant de le déployer aux salariés !

Pour aller plus loin

  • Ajouter une alerte Slack automatique si l'IA détecte un feedback très négatif (Alerte Risque de Turn-over).
  • Faire générer par Gemini un email personnalisé de remerciement au nouveau collaborateur basé sur son feedback.