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UC-15 · Onboarding

Provisioning automatique des accès IT à l'arrivée

L'agent déclenche la création des comptes (Google Workspace, Slack, GitHub, Notion, CRM) dès la validation HRIS.

Impact · Jour 1 opérationnel, zéro ticket IT.
RipplingHRISn8nAPIs SaaS

En quoi ça consiste

Fini le stress du premier jour où la recrue attend ses accès ! Nous allons créer un agent qui 'lit' l'arrivée d'un salarié dans votre SIRH (Rippling) et demande à Gemini de décider quels outils lui ouvrir, avant de piloter techniquement la création des comptes sur Slack, Google ou Notion via n8n.

Prérequis

  • Un compte n8n (Cloud ou Auto-hébergé)
  • Une clé API Google AI Studio (pour utiliser Gemini gratuitement)
  • Droits d'administrateur sur vos outils (Google Workspace, Slack, etc.)
  • Un SIRH avec API ouverte

Étapes pas-à-pas

  1. 1

    Connecter votre SIRH (Source de vérité)

    Rendez-vous sur n8n.io (version Cloud recommandée pour la simplicité). Créez un nouveau workflow. Le 'Trigger' (déclencheur) doit être votre SIRH (Rippling ou Lucca par exemple). Configurez-le pour qu'il s'active dès qu'une fiche collaborateur passe au statut 'Engagé' ou 'Actif'.

    Prompt Gemini à coller
    Peux-tu m'expliquer étape par étape comment connecter mon SIRH à n8n pour qu'il envoie les données d'un nouvel employé (Nom, Prénom, Rôle, Département) dès sa création ?
    Site officiel n8n Documentation Trigger Rippling n8n
  2. 2

    Configurer l'intelligence Gemini

    Dans n8n, ajoutez un nœud 'Google Gemini'. Connectez votre compte via une clé API Google AI Studio. Ce nœud servira de 'cerveau' pour décider quels accès accorder selon le profil métier (ex: un Sales n'a pas besoin de GitHub, contrairement à un Développeur).

    Prompt Gemini à coller
    Voici les données de mon nouvel employé : {Profil}. Analyse son poste et renvoie-moi une liste JSON des outils nécessaires parmi : Google Workspace, Slack, GitHub, Notion, HubSpot. Règle : Marketing = Slack, Notion, HubSpot. Dev = Slack, GitHub, Notion. Sales = Slack, HubSpot.
    Obtenir une clé API Google AI Studio gratuitement Interface Gemini Web pour tester vos prompts
  3. 3

    Automatiser la création des comptes (Provisioning)

    Ajoutez des nœuds 'HTTP Request' ou les nœuds spécifiques (Slack, Google Workspace) dans n8n. Utilisez les données sortantes de Gemini pour remplir automatiquement les champs : e-mail, nom, et groupes d'accès. Chaque branche de votre workflow correspondra à un outil.

    Prompt Gemini à coller
    Génère-moi le format d'email professionnel standard (prenom.nom@entreprise.com) à partir de {{Prénom}} et {{Nom}} en supprimant les accents.
    Doc n8n pour Google Workspace Doc n8n pour Slack
  4. 4

    Notification de bienvenue au collaborateur

    Terminez le workflow par l'envoi d'un message Slack automatique au manager et un e-mail de bienvenue au nouvel arrivant (sur son adresse personnelle) contenant ses identifiants temporaires chiffrés.

    Prompt Gemini à coller
    Rédige un e-mail de bienvenue chaleureux pour {{Prénom}}. Explique-lui qu'il a désormais accès à {{Liste_Outils}}. Ne mentionne pas de mot de passe en clair pour des raisons de sécurité, mais indique qu'il doit réinitialiser son accès via le lien envoyé sur son mail pro.
    Guide de sécurité n8n pour les mots de passe

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'agent expert en Provisioning IT. Ton rôle est d'analyser le profil d'un nouvel employé arrivant dans l'entreprise et de mapper ses besoins logiciels.

VARIABLES :
- Nom : {{nom}}
- Prénom : {{prenom}}
- Poste : {{poste}}
- Département : {{departement}}

MISSION :
1. Analyse le poste et détermine quels outils sont indispensables parmi : [Slack, Google Workspace, GitHub, HubSpot, Notion, Jira].
2. Formate un objet JSON clair contenant : 
   - email_pro (format : prenom.nom@entreprise.com, sans accents)
   - outils_a_creer (liste)
   - groupes_access (ex: 'Sales' pour HubSpot, 'Dev' pour GitHub)

CONTRAINTES :
- Sois ultra-précis. Pas de texte inutile avant ou après le JSON.
- Si le poste est 'Manager', ajoute systématiquement l'accès à Notion section 'Management'.
- Utilise Gemini pour déduire intelligemment les accès si le département n'est pas explicite.

Résultat attendu

Dès que vous validez un recrutement dans Rippling, tous les comptes sont créés en moins de 2 minutes. Le salarié reçoit son kit de bienvenue et peut travailler dès 9h00 le lundi matin. Zéro ticket pour l'IT.

Pièges à éviter

  • Vérifiez les quotas de licences : l'automatisation échouera si vous n'avez plus de licences Slack ou Google disponibles.
  • Attention aux accents et caractères spéciaux dans la génération des emails (transfommer 'Élodie' en 'elodie').
  • Ne jamais envoyer de mot de passe en clair par email. Utilisez des liens de réinitialisation.

Pour aller plus loin

  • Ajouter une étape de suppression automatique des accès lors du départ (Offboarding).
  • Intégrer une vérification de sécurité qui demande une validation humaine (bouton 'Approuver') avant de lancer les créations.