Tous les cas d'usage
UC-14 · Onboarding

Suivi des 30-60-90 jours automatisé

L'agent envoie les check-ins, collecte les réponses et génère un rapport de suivi.

Impact · Détection précoce des problèmes, taux de rétention amélioré.
HRISTypeformGoogle FormsMakeClaude

En quoi ça consiste

L'onboarding est une période critique : 20% des nouveaux collaborateurs pensent à démissionner dès les 45 premiers jours. Cet agent automatisé va solliciter vos recrues à 30, 60 et 90 jours, analyser leurs réponses avec Gemini pour détecter d'éventuels signaux faibles, et vous envoyer un rapport d'alerte prêt à l'emploi. Plus besoin de courir après les infos, l'IA fait le tri pour vous.

Prérequis

  • Un compte Google (pour Forms et Sheets)
  • Un compte Make.com (plan gratuit suffisant pour débuter)
  • Une clé API Google AI (gratuite sur Google AI Studio)

Étapes pas-à-pas

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    Étape 1 : Créer les formulaires de récolte (Check-ins)

    Créez un formulaire avec trois sections ou trois formulaires séparés. Les questions clés doivent être : 1. Ton intégration se passe-t-elle bien ? 2. As-tu tous les outils nécessaires ? 3. Quelle est ta plus grande difficulté ? 4. (Pour le manager) : Le collaborateur est-il autonome ?

    Prompt Gemini à coller
    Agis comme un expert en Onboarding RH. Rédige 5 questions pertinentes pour un questionnaire de suivi à 30 jours, 5 pour 60 jours et 5 pour 90 jours, visant à mesurer l'engagement et l'alignement des compétences. Utilise un ton bienveillant.
    Google Forms Typeform (Optionnel) Nomadisme visuel
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    Étape 2 : Connecter les outils via Make.com

    Rendez-vous sur Make.com. Créez un nouveau scénario. Ajoutez un module 'Google Forms' (déclencheur : Watch Responses). Ajoutez ensuite un module 'HTTP' ou 'Google Gemini' pour analyser la réponse. L'objectif est de lier la réception d'un formulaire à l'analyse par l'IA.

    Prompt Gemini à coller
    Pas de prompt IA ici, c'est de la configuration technique de connecteurs.
    Créer un compte Make (gratuit) Documentation Make pour Gemini
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    Étape 3 : Configurer l'intelligence de suivi avec Gemini

    C'est ici que Gemini intervient. Dans Make, configurez le module Gemini avec le prompt principal fourni plus bas. L'IA va lire les réponses du nouvel arrivant, détecter si le moral baisse ou si un besoin en formation est exprimé, et résumer le tout.

    Prompt Gemini à coller
    Analyse la réponse suivante au questionnaire d'onboarding : {{reponse_formulaire}}. Identifie 3 points clés : 1. Niveau d'alerte (Vert/Orange/Rouge), 2. Besoin exprimé, 3. Action recommandée pour le RH. Rédige un court paragraphe de synthèse.
    Accéder à Gemini (pour tester vos prompts) Google AI Studio (pour obtenir une clé API gratuite)
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    Étape 4 : Automatiser le rapport et les alertes RH

    Ajoutez un dernier module à votre scénario Make (ex: Slack pour une alerte immédiate, ou Google Sheets pour un rapport global). L'IA enverra automatiquement son analyse dans votre canal RH ou mettra à jour votre tableau de bord d'onboarding.

    Prompt Gemini à coller
    Rédige un message Slack de notification pour le RH qui résume l'analyse du check-in de {{nom_collaborateur}}. Sois concis et actionnable.
    Aide Slack pour Make Google Sheets pour suivi RH

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'Agent Expert Onboarding RH de l'entreprise. Ton rôle est d'analyser les réponses au questionnaire '30-60-90 jours' envoyé aux nouveaux collaborateurs.

Voici les données à analyser :
Nom du collaborateur : {{nom}}
Etape du suivi : {{etape_suivi}} (30, 60 ou 90 jours)
Réponses : {{reponses_brutes}}

Tes objectifs :
1. Évaluer le moral global sur une échelle de 1 à 10.
2. Détecter des 'Signaux Faibles' : manque de matériel, solitude, incompréhension des objectifs, surcharge de travail.
3. Attribuer un 'Score de Risque de Départ' (Faible, Moyen, Critique).
4. Rédiger une recommandation d'action immédiate pour le RH ou le Manager.

Format de réponse attendu (toujours pro et bienveillant) :
- Synthèse du moral : [Texte]
- Alertes détectées : [Liste à puces]
- Recommandation : [Action concrète]
- Niveau d'urgence : [Vert/Orange/Rouge]

Résultat attendu

Dès qu'un collaborateur remplit son formulaire de suivi, vous recevez en moins de 2 minutes une analyse détaillée de son état d'esprit et une alerte priorisée dans votre outil de communication habituel. Vous passez d'un suivi administratif passif à une gestion proactive de la rétention.

Pièges à éviter

  • Oublier de demander l'autorisation RGPD au début du formulaire.
  • Utiliser des questions trop fermées (Oui/Non) qui ne donnent pas de matière à l'IA pour analyser.
  • Ne pas tester le scénario Make avec une fausse réponse avant de le lancer officiellement.

Pour aller plus loin

  • Connecter l'agent à votre SIRH (Lucca, Payfit, BambooHR) pour déclencher l'envoi dès la date d'embauche.
  • Ajouter une étape de génération automatique d'invitation calendrier pour un point de remédiation si l'IA détecte une alerte 'Rouge'.