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UC-13 · Onboarding

FAQ onboarding conversationnelle 24/7

Un agent conversationnel répond aux questions des nouvelles recrues à toute heure.

Impact · Charge RH réduite, autonomie des recrues, disponibilité 24/7.
GuruNotionSlack botClaude API

En quoi ça consiste

Marre de répondre 10 fois par jour à la question "Où est la machine à café ?" ou "Comment marche la mutuelle ?". Ce guide vous apprend à bâtir un agent conversationnel disponible 24h/24 sur Slack, propulsé par Gemini, qui puise ses réponses directement dans vos documents internes (Notion, Guru, PDF). Plus besoin de coder, l'IA s'occupe de la lecture et du dialogue.

Prérequis

  • Un compte Google (pour accéder à Gemini/AI Studio)
  • Accès administrateur à votre Slack d'entreprise
  • Un compte gratuit sur Make.com (ou n8n)
  • Vos documents d'onboarding au format PDF ou sur Notion/Guru

Étapes pas-à-pas

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    Étape 1 : Centraliser votre savoir RH

    Rassemblez tous vos documents d'onboarding (vade-mecum, mutuelle, horaires, plan des bureaux) dans une page Notion unique ou un dossier Guru. Assurez-vous que les informations sont à jour car c'est la base de connaissances de votre agent.

    Prompt Gemini à coller
    Analyse ces documents d'onboarding et dresse une liste des 20 questions les plus fréquentes que pourrait poser une nouvelle recrue. Classe-les par thématique (Logistique, RH, Culture).
    Aide Notion : Importer des données Organiser Guru pour l'IA
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    Étape 2 : Créer le pont avec Make.com

    Créez un compte sur Make.com pour relier vos outils entre eux. Créez un nouveau 'Scenario' avec un déclencheur 'Slack (Watch Private Messages)' et connectez-le à un module 'Gemini (Create a Content)'. C'est ce pont qui permet à Slack de parler à l'IA.

    Prompt Gemini à coller
    Explique-moi étape par étape comment connecter mon compte Google AI Studio à Make.com en utilisant ma clé API de manière sécurisée.
    Démarrer avec Make.com Module Gemini sur Make
  3. 3

    Étape 3 : Configurer l'intelligence Gemini

    Allez dans Google AI Studio pour tester votre agent. Dans le champ 'System Instruction', copiez-collez le prompt principal fourni ci-dessous. Importez-y vos documents PDF ou textes via le bouton '+' pour que Gemini puisse s'y référer.

    Prompt Gemini à coller
    Réponds à la question suivante en utilisant uniquement les documents fournis : 'Comment fonctionne le remboursement des titres de transport ?' Si l'info n'y est pas, dis que tu ne sais pas mais que tu vas demander aux RH.
    Google AI Studio (Interface de test)
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    Étape 4 : Déploiement sur Slack

    Sur Slack API, créez une application 'Onboarding Bot'. Donnez-lui les permissions 'chat:write' et 'im:history'. Branchez le Webhook généré par Make.com dans l'onglet 'Event Subscriptions' de Slack. Désormais, chaque message privé envoyé au bot sera traité par Gemini.

    Prompt Gemini à coller
    Quelles sont les étapes exactes dans l'interface Slack API pour activer les 'Scopes' nécessaires à un bot de réponse automatique ?
    Créer un Bot Slack Documentation Slack Webhooks

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es 'Buddy-Bot', l'assistant virtuel d'onboarding de l'entreprise {{Nom_Entreprise}}. Ta mission est d'aider les nouveaux arrivants avec bienveillance et clarté.

CONSIGNES DE RÉPONSE :
1. Utilise exclusivement les documents fournis en contexte pour répondre.
2. Si la réponse n'est pas dans les documents, dis : "Je ne trouve pas l'information précise dans mon guide. Je transmets ta question à l'équipe RH qui te répondra rapidement !". N'invente jamais d'informations.
3. Adopte un ton {{Ton_Souhaité}} (ex: tutoiement chaleureux).
4. Structure tes réponses avec des puces (bullet points) pour plus de lisibilité.
5. Rappelle à la fin de chaque message que tu es une IA et qu'en cas d'urgence, ils peuvent contacter {{Contact_RH}}.

CONTEXTE DE L'ENTREPRISE :
{{Insérer_ici_le_copier_coller_du_manuel_onboarding}}

Résultat attendu

Un bot Slack actif qui répond en moins de 10 secondes aux questions des recrues avec une précision de 95% basée sur vos documents réels.

Pièges à éviter

  • Donner des documents confidentiels (salaires individuels) : ne donnez à l'IA que l'onboarding général.
  • Laisser l'IA inventer : forcez-la toujours à dire 'Je ne sais pas' si l'info n'est pas dans vos docs.
  • Oublier de tester les cas limites (ex: 'Comment démissionner ?') pour cadrer les réponses du bot.

Pour aller plus loin

  • Ajouter une étape Make pour envoyer un email au RH si le bot ne connaît pas la réponse.
  • Utiliser Gemini 1.5 Pro pour analyser des vidéos de présentation RH en plus du texte.
  • Personnaliser les réponses en fonction du service (Marketing vs Tech) via les permissions Slack.