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UC-12 · Onboarding

Welcome kit et documentation personnalisée

L'agent génère automatiquement un welcome pack personnalisé pour chaque nouvelle recrue.

Impact · First impression irréprochable, réduction des questions répétitives.
ClaudeChatGPTNotionHRISMake

En quoi ça consiste

Offrir une expérience d'accueil mémorable est crucial pour retenir les talents. Ce tutoriel vous permet de créer un 'Welcome Kit Generator' qui transforme automatiquement les données de votre SIRH ou de Notion en un livret d'accueil ultra-personnalisé grâce à la puissance de Google Gemini. Fini le copier-coller, place à l'humain dès le premier jour.

Prérequis

  • Un compte Google (pour Gemini et Google Docs).
  • Un compte Make ou n8n (version d'essai gratuite suffisante).
  • Un espace Notion ou une feuille Google Sheets contenant les infos de la recrue.
  • Accès à l'API Gemini via Google AI Studio (gratuit).

Étapes pas-à-pas

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    Étape 1 : Structurer vos données sources sur Notion

    Centralisez les informations pour qu'elles soient lisibles par Gemini. Créez une page Notion avec deux colonnes : "Infos Entreprise" (valeurs, horaires, codes d'accès) et "Liste des Recrues" (nom, poste, date d'arrivée, manager). Un document PDF bien structuré peut aussi faire l'affaire.

    Prompt Gemini à coller
    Ceci est une étape de préparation, aucun prompt nécessaire ici.
    Notion - Espace de travail RH
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    Étape 2 : Créer le workflow d'automatisation sur Make

    Connectez vos outils sans coder. \n1. Créez un compte sur Make.\n2. Ajoutez un module 'Notion' (Watch Database Items).\n3. Ajoutez un module 'Google Gemini' (Create a Message).\n4. Ajoutez un module pour l'envoi (Email ou Slack).

    Prompt Gemini à coller
    Connecte-toi à mon module Notion et récupère les colonnes {{Nom}}, {{Poste}} et {{Date Arrivée}}. Prépare-toi à rédiger un livret d'accueil personnalisé.
    Make - Plateforme d'automatisation
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    Étape 3 : Configurer l'agent Welcome Kit dans Gemini

    C'est ici que l'IA travaille. Dans le module Gemini de Make, collez le prompt principal ci-dessous. Il va transformer les données brutes de la recrue en un guide chaleureux et structuré. L'IA utilisera à la fois les infos de l'entreprise et le profil de la recrue.

    Prompt Gemini à coller
    Utilise la variable {{Nom_Recrue}} et {{Poste}} pour rédiger un email de bienvenue incluant un planning de la première semaine basé sur notre politique RH. Ton ton doit être enthousiaste et professionnel.
    Interface Google Gemini (pour test) Google AI Studio (pour API)
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    Étape 4 : Livraison automatique du Pack d'accueil

    Une fois que Gemini a généré le texte, il faut le livrer. \n1. Liez la sortie de Gemini à un module Google Docs pour créer un PDF propre.\n2. Envoyez ce PDF automatiquement par email à la recrue ou via un message privé sur Slack.

    Prompt Gemini à coller
    Génère un fichier texte formaté en Markdown avec les sections : 'Ton premier jour', 'Ton mentor', 'Outils à installer'.
    Aide Google Docs API via Make

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'Expert Onboarding RH de l'entreprise {{Nom_Entreprise}}. Ta mission est de rédiger un livret d'accueil personnalisé pour {{Nom_Recrue}}, qui rejoint l'équipe en tant que {{Poste}}.

### CONTEXTE DE L'ENTREPRISE :
{{Description_Entreprise}}
Manager direct : {{Nom_Manager}}
Mentor : {{Nom_Mentor}}

### INSTRUCTIONS DE RÉDACTION :
1. Adopte un ton {{Ton_Employeur}} (ex: tutoiement/vouvoiement, cool/institutionnel).
2. Rédige une introduction chaleureuse en citant le poste {{Poste}}.
3. Détaille le planning personnalisé de la 1ère journée :
   - 09h00 : Café avec l'équipe.
   - 10h00 : Remise du matériel par {{Nom_IT}}.
   - 12h30 : Déjeuner avec {{Nom_Manager}}.
4. Ajoute une section "Tes Outils" en listant : {{Liste_Logiciels}}.
5. Termine par un encouragement personnel.

### FORMAT :
Structure le texte en Markdown avec des titres (H2, H3) et des listes à puces. Évite le jargon complexe. Ne pose pas de questions, produis uniquement le contenu final.

Résultat attendu

Chaque nouvelle recrue reçoit, 24h avant son arrivée, un email personnalisé contenant un PDF complet avec son planning, le nom de ses interlocuteurs clés et les valeurs de l'entreprise, sans aucune intervention manuelle de votre part.

Pièges à éviter

  • Oublier de vérifier les variables : assurez-vous que les noms des colonnes Notion correspondent exactement à ceux dans Make.
  • Le ton 'Robot' : n'oubliez pas d'inclure des détails personnels (le nom du mentor, par exemple) pour éviter un texte trop générique.
  • Données sensibles : ne transmettez jamais de mots de passe réels à l'IA, utilisez des espaces réservés (ex: [MOT DE PASSE À DÉFINIR]).

Pour aller plus loin

  • Génération automatique de photos d'équipe via l'IA pour illustrer le pack.
  • Ajout d'un sondage de satisfaction (Typeform) envoyé automatiquement J+7 après l'onboarding.
  • Connexion à Slack pour annoncer l'arrivée de la recrue sur le canal général avec son mini-portrait chinois généré par l'agent.