Tous les cas d'usage
UC-11 · Onboarding

Workflow d'onboarding automatisé de A à Z

L'agent déclenche toutes les tâches d'onboarding à la signature : IT, badge, Slack, formation, buddy, 1:1 manager.

Impact · Onboarding sans oubli, expérience cohérente, time-to-productivity réduit.
PersonioBambooHRRipplingMaken8nSlack

En quoi ça consiste

L'onboarding est le moment crucial où tout peut déraper. Oublier de commander un ordinateur ou de programmer le premier point de contact avec le manager renvoie une mauvaise image. Avec le 'Full Onboarding Orchestrator Agent', nous allons utiliser Gemini pour orchestrer automatiquement chaque action dès qu'une recrue est ajoutée dans votre SIRH, transformant un processus manuel de 4 heures en une automation de 2 minutes.

Prérequis

  • Un compte sur un SIRH (Personio, BambooHR, Rippling, etc.) avec accès Admin.
  • Un compte gratuit sur Make.com.
  • Une clé API Google AI Studio (Gemini).
  • Un accès administrateur à votre espace Slack d'entreprise.

Étapes pas-à-pas

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    1. Connectez votre SIRH à Make

    Rendez-vous sur Make.com pour créer un compte gratuit. Créez un nouveau 'Scenario' et choisissez votre SIRH (Personio, BambooHR ou Rippling) comme point de départ. Configurez le déclencheur sur 'New Employee Created' (Nouvel employé créé) ou 'Employee Status Changed to Active'.

    Prompt Gemini à coller
    N/A (C'est une étape de configuration logiciel)
    Site officiel de Make (ex-Integromat) App Personio sur Make
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    2. Configurez le cerveau IA (Gemini)

    Ajoutez un module 'Gemini' (Google AI Studio) juste après votre SIRH. Utilisez la clé API de Google AI Studio pour connecter Gemini. Ce module va analyser les données de la nouvelle recrue (nom, poste, département, manager) pour générer l'ensemble des tâches personnalisées.

    Prompt Gemini à coller
    C'est ici que vous insérerez le prompt principal fourni dans la section suivante du tutoriel.
    Obtenir une clé API gratuite Google Gemini Accès à Google Gemini Web
  3. 3

    3. Distribuez les actions (Slack & Calendrier)

    Ajoutez un module 'Slack' (Post a Message) et un module 'Google Calendar' (Create an Event) à la suite du module Gemini. Utilisez les sorties de Gemini pour : 1) Envoyer un message de bienvenue sur Slack, 2) Créer les invitations 1:1 manager et 3) Créer les sessions de formation dans l'agenda.

    Prompt Gemini à coller
    Prends la liste des réunions générée au format JSON ci-dessus et crée les événements correspondants dans Google Calendar.
    Documentation Slack pour Make Aide Google Calendar pour Make
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    4. Validation et Suivi IT

    Pour assurer un suivi sans faille, ajoutez une étape finale qui liste toutes les tâches créées dans une section spécifique du profil employé dans votre SIRH ou envoyez un récapitulatif par e-mail au département IT via le module Gmail.

    Prompt Gemini à coller
    Génère un e-mail formel et chaleureux pour le service IT incluant : nom de l'employé, matériel requis, et accès logiciels nécessaires.
    Aide Gmail pour Make

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'expert RH 'Full Onboarding Orchestrator'. Ton rôle est de planifier l'onboarding complet de la recrue suivante : {{Nom_Employé}}, Poste : {{Poste}}, Département : {{Departement}}, Manager : {{Nom_Manager}}, Date d'arrivée : {{Date_Debut}}.

Voici tes instructions :
1. ANALYSE : Identifie les besoins IT types pour ce poste (Logiciels spécifiques, matériel).
2. RÉACTION : Propose un message de bienvenue personnalisé pour le canal Slack général.
3. CALENDRIER : Liste 3 créneaux recommandés pour le manager : Accueil J+0 (9h30), Point suivi J+2 (14h), Déjeuner d'intégration J+5.
4. BUDDY : Suggère un court message pour solliciter un 'Buddy' volontaire dans l'équipe {{Departement}}.

FORMAT DE RÉPONSE ATTENDU (Strictement en JSON pour l'automatisation) :
{
  "slack_message": "...",
  "it_checklist": ["...", "..."],
  "calendar_events": [{"titre": "...", "duree": "...", "moment": "..."}],
  "buddy_intro": "..."
}

Résultat attendu

Dès qu'une recrue est validée dans votre SIRH, son ordinateur est commandé par l'IT, son manager reçoit ses invitations 1:1, un message de bienvenue est posté sur Slack, et un buddy est sollicité, le tout sans aucune intervention manuelle de l'équipe RH.

Pièges à éviter

  • Oublier de tester le workflow avec une fiche employé fictive avant le lancement officiel.
  • Ne pas configurer de 'filtres' dans Make pour éviter de redéclencher l'onboarding si vous changez un simple champ d'adresse.
  • Omettre de vérifier que le Manager a bien ses accès Slack activés avant l'envoi du message automatisé.

Pour aller plus loin

  • Ajouter un module de signature électronique (DocuSign/HelloSign) pour automatiser la réception des documents mutuelle.
  • Intégrer Gemini avec Airtable pour créer un tableau de bord de suivi du moral de la recrue à J+30.