Tous les cas d'usage
UC-05 · Talent Acquisition

Planification automatique des entretiens

L'agent gère la logistique : disponibilités, confirmation, rappels, liens visio, reprogrammation.

Impact · Zéro aller-retour email, expérience candidat améliorée, 2h/semaine économisées.
ParadoxCalendlyATSMakeZapier

En quoi ça consiste

Marre des 15 échanges d'emails pour fixer un seul créneau ? Ce guide vous apprend à construire un assistant intelligent utilisant Gemini et Make.com pour gérer vos entretiens de A à Z : de la proposition de créneaux à la gestion des imprévus, sans lever le petit doigt.

Prérequis

  • Un compte Google (pour Gemini et l'agenda).
  • Un compte gratuit sur Make.com.
  • Un compte Calendly (version gratuite possible).
  • Accès à votre ATS ou à votre boîte mail de recrutement.

Étapes pas-à-pas

  1. 1

    Étape 1 : Préparer votre terrain de jeu (Calendly & Agenda)

    Rendez-vous sur Google Agenda pour créer un nouveau calendrier dédié exclusivement aux entretiens de recrutement. Allez ensuite sur Calendly pour configurer vos créneaux (durée de 45 min, zone tampon de 15 min). Copiez le lien de votre page de réservation.

    Prompt Gemini à coller
    Aucun (configuration manuelle)
    Google Calendar Calendly - Créer un compte
  2. 2

    Étape 2 : Connecter Gemini à votre flux de travail via Make

    Ouvrez Make.com. Créez un 'Scenario' qui surveille l'arrivée d'un nouveau candidat dans votre ATS ou un nouvel email. Utilisez le module 'HTTP Request' ou le module natif 'Gemini' pour traiter la demande du candidat. L'IA va décider s'il faut envoyer le lien ou reporter.

    Prompt Gemini à coller
    Analyse cet email de candidat : '{{corps_email_candidat}}'. Identifie s'il demande à planifier, annuler ou modifier un entretien. Réponds avec un ton professionnel et chaleureux en incluant mon lien Calendly : {{lien_calendly}}.
    Make.com (ex-Integromat) Documentation Gemini sur Make
  3. 3

    Étape 3 : Configurer l'IA (Gemini) pour la prise de décision

    Ouvrez Google AI Studio pour tester le 'cerveau' de votre agent. C'est ici que vous allez coller le 'Prompt Principal'. Gemini doit agir comme un coordinateur logistique qui connaît vos règles (pas d'entretien le lundi matin, etc.).

    Prompt Gemini à coller
    Agis comme un Assistant Planification RH. Ton rôle est de coordonner les agendas. Si le candidat est retenu, génère un message d'invitation avec les instructions de connexion. Si le candidat a un empêchement, propose-lui de cliquer sur le lien de reprogrammation. Respecte les variables suivantes : Nom du candidat : {{nom}}, Poste : {{job}}.
    Google AI Studio (Gemini) Gemini Web App
  4. 4

    Étape 4 : Automatiser l'envoi de la confirmation et des rappels

    Dans Make, ajoutez une étape 'Gmail' ou 'Outlook' après le module Gemini. Utilisez la réponse générée par Gemini pour envoyer automatiquement l'email de confirmation au candidat, incluant le lien de visio (Google Meet ou Zoom généré par Calendly).

    Prompt Gemini à coller
    Rédige un email de confirmation basé sur ce rendez-vous : {{date_calendly}}. Inclus un rappel sur les documents à préparer pour le poste de {{job}}. Ton professionnel mais accessible.
    Guide Automatisation Emails Make

Le prompt complet de votre agent Gemini

Tu es l'agent 'Interview Scheduler Pro'. Ton objectif est de gérer la logistique des entretiens pour l'équipe Recrutement. 

CONTEXTE :
- Entreprise : {{nom_entreprise}}
- Lien de réservation : {{lien_calendly}}
- Outil de visio : Google Meet (automatique via Calendly)

TES MISSIONS :
1. ANALYSE : Lis l'email du candidat {{corps_email}}.
2. DÉCISION : 
   - Si demande de premier RDV : Envoie le lien Calendly avec enthousiasme.
   - Si demande d'annulation : Annule poliment et demande s'il souhaite rester dans le vivier.
   - Si demande de décalage : Renvoie vers le lien Calendly pour 'Modifier l'événement'.
3. RÉDACTION : Produis une réponse en français, sans faute, chaleureuse, signée 'L'équipe Recrutement'.

RÈGLES D'OR :
- Ne jamais proposer de créneaux manuellement dans le texte (utiliser uniquement le lien).
- Si le candidat semble frustré, passe le relais à un humain en notifiant {{email_rh}}.
- Toujours rappeler l'intitulé du poste : {{titre_poste}}.

Résultat attendu

Un système autonome où, dès qu'un candidat est déplacé dans la colonne 'Entretien' de votre ATS (ou répond à un email), il reçoit instantanément un lien de réservation. Une fois le créneau choisi, l'invitation calendrier avec lien visio est créée pour vous et lui, et les rappels sont programmés automatiquement.

Pièges à éviter

  • Oublier de synchroniser tous ses agendas (perso et pro) sur Calendly, risquant des doubles réservations.
  • Laisser Gemini répondre sans une validation humaine au début (utilisez le mode 'Draft' dans Make pour commencer).
  • Ne pas configurer de zone tampon (buffer) entre les entretiens, ce qui enchaîne les visios sans pause.

Pour aller plus loin

  • Connecter l'agent à Slack pour recevoir une notification dès qu'un entretien est confirmé.
  • Utiliser Gemini pour analyser le CV avant l'entretien et générer un guide d'entretien personnalisé envoyé au manager.